使用 ChatGPT 進行寫作

2026 年 4 月 10 日

使用 ChatGPT 進行寫作

以清晰的思路與意圖來起草、修改並精煉寫作內容。

ChatGPT 可以支援許多常見的職場寫作任務：從零開始起草、改寫與精簡內容、針對特定受眾調整語氣，以及將粗略的筆記轉化為清晰的溝通內容。當您時間緊迫、面對空白頁面，或試圖達到理想的修飾程度時，它特別有用。

提示：ChatGPT 可以處理上傳的文件，或透過連接的應用程式存取檔案。在此了解更多資訊。

為什麼使用 ChatGPT 進行寫作？

大多數職場寫作都有相同的目標：幫助他人快速理解某事，並知道下一步該做什麼。ChatGPT 可以加速通常最耗時的部分——尋找強而有力的開場白、組織想法以及精煉措辭——這樣您就可以專注於重要的決策和細節。

它在針對不同受眾調整語氣方面也非常有效。您可以採用相同的核心訊息，生成執行摘要、團隊更新或面向客戶的通知，而無需從頭開始改寫。

這是一個適用於大多數寫作任務的簡單工作流程：

規劃 → 起草 → 修改 → 包裝

當您提供背景資訊和限制條件，並將輸出結果視為待審核的草稿（而非最終權威）時，ChatGPT 的效果最好。

如何開始

首先用一兩句話定義任務。這是給誰看的？他們讀完後應該採取什麼行動？明確的目標能帶來更高品質的草稿。

接著，提供原始資料給 ChatGPT。這可以是粗略的草稿、幾個要點、會議記錄或必須包含的關鍵事實。如果有任何限制條件——例如避免專業術語、排除內部名稱或保持中立語氣——請明確說明。

然後指定格式。電子郵件、單頁報告、常見問題集（FAQ）、簡報文案或劇本，每一種都會產生不同類型的寫作風格。如果您希望內容易於瀏覽，請要求加入標題和短段落。如果您希望內容可以直接發送，請要求提供主旨、簡潔的開場白和明確的下一步。

最後，透過具體的回饋進行迭代。像「讓它更好」這樣籠統的要求，效果不如針對性的指導，例如「縮短 25% 並釐清最後的行動呼籲（CTA）」。幾次專注的修改通常比每次都要求全新的草稿更有效。

提示詞範例

任務	背景資訊	預期輸出
起草跨部門專案會議後的跟進郵件。	使用隨附的筆記，內容關於涉及行銷、產品和營運部門的產品發布時程會議。	一封簡潔的電子郵件，包含主旨、簡短摘要以及標有負責人的明確下一步。
將粗略筆記轉化為給領導層的單頁內部更新。	受眾是希望快速了解進度、風險和下一步的高階主管。	一份包含進度、風險和後續工作標題的單頁更新。
改寫公告草稿，使其更清晰且易於瀏覽。	原始草稿（隨附）太長，且使用了並非所有人都能理解的內部術語。	一個更短、更易於瀏覽且使用通俗語言編寫的修訂版本。

參考提示工程基礎以了解如何撰寫高品質的提示詞。

成功小撇步

起草產品發布郵件
為 [產品] 起草一封發送給 [受眾] 的發布郵件。字數控制在 [X] 字以內，包含明確的主旨、3 個優點要點，以及一個友好的行動呼籲（CTA）以進行 [行動]。語氣：自信且有幫助。

撰寫執行摘要
將這些筆記轉化為一份給 [主管受眾] 的 1 頁執行摘要。突出顯示所需的決策、關鍵指標、風險和建議的下一步。筆記：[貼上內容]。

改寫流程文件
改寫此程序使其更易於遵循。使用編號步驟，包含「何時升級回報」的指導，並保持語言通俗。文本：[貼上內容]。

起草跟進郵件
在關於 [主題] 的通話後，寫一封跟進郵件給 [受眾]。提到 [2-3 個關鍵點]，提議 [2 個會議時間]，並針對 [待辦事項] 提出 1 個澄清問題。

家庭通訊簡訊
起草一段關於 [主題] 的簡短通訊更新。保持語氣溫暖、清晰且無術語。包含 3 個要點：正在發生什麼、為什麼重要、您可以如何支持。

(註：原文中後續重複了兩次相同的提示詞內容，此處依樣保留格式)

起草產品發布郵件
為 [產品] 起草一封發送給 [受眾] 的發布郵件。字數控制在 [X] 字以內，包含明確的主旨、3 個優點要點，以及一個友好的行動呼籲（CTA）以進行 [行動]。語氣：自信且有幫助。

撰寫執行摘要
將這些筆記轉化為一份給 [主管受眾] 的 1 頁執行摘要。突出顯示所需的決策、關鍵指標、風險和建議的下一步。筆記：[貼上內容]。

改寫流程文件
改寫此程序使其更易於遵循。使用編號步驟，包含「何時升級回報」的指導，並保持語言通俗。文本：[貼上內容]。

起草跟進郵件
在關於 [主題] 的通話後，寫一封跟進郵件給 [受眾]。提到 [2-3 個關鍵點]，提議 [2 個會議時間]，並針對 [待辦事項] 提出 1 個澄清問題。

家庭通訊簡訊
起草一段關於 [主題] 的簡短通訊更新。保持語氣溫暖、清晰且無術語。包含 3 個要點：正在發生什麼、為什麼重要、您可以如何支持。

起草產品發布郵件
為 [產品] 起草一封發送給 [受眾] 的發布郵件。字數控制在 [X] 字以內，包含明確的主旨、3 個優點要點，以及一個友好的行動呼籲（CTA）以進行 [行動]。語氣：自信且有幫助。

撰寫執行摘要
將這些筆記轉化為一份給 [主管受眾] 的 1 頁執行摘要。突出顯示所需的決策、關鍵指標、風險和建議的下一步。筆記：[貼上內容]。

改寫流程文件
改寫此程序使其更易於遵循。使用編號步驟，包含「何時升級回報」的指導，並保持語言通俗。文本：[貼上內容]。

起草跟進郵件
在關於 [主題] 的通話後，寫一封跟進郵件給 [受眾]。提到 [2-3 個關鍵點]，提議 [2 個會議時間]，並針對 [待辦事項] 提出 1 個澄清問題。

家庭通訊簡訊
起草一段關於 [主題] 的簡短通訊更新。保持語氣溫暖、清晰且無術語。包含 3 個要點：正在發生什麼、為什麼重要、您可以如何支持。

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