管理者專用的 ChatGPT：提升領導力與團隊效能

2026 年 4 月 10 日

管理者專用的 ChatGPT

利用 ChatGPT 更有效地準備對話並管理團隊工作。

人員管理是一系列高風險時刻的集合：1:1 面談、回饋、招聘決定、績效週期、團隊更新和艱難的對話。其中大部分工作在於準備與後續執行——記錄你所聽到的內容、決定下一步該做什麼，以及清晰地進行溝通。

ChatGPT 可以協助處理耗時且重複的部分，例如整理筆記、撰寫初稿訊息，以及為經常性任務建立可重複使用的範本，如 1:1 議程、面試工具包、入職計畫和績效文件。

它不會取代你的判斷力，也不會取代你遵守人力資源或法律政策的責任，但它能幫助你克服面對空白頁面的困難，並加快工作速度。

為什麼管理者使用 ChatGPT

管理者的使用案例

領域	常見管理者場景	ChatGPT 產出的內容
策略與規劃	設定組織優先事項、定義目標，並使團隊與公司策略保持一致。	策略計畫、OKR、年度或季度路線圖、優先級框架和執行摘要。
團隊績效與發展	管理績效、提供回饋並支持職業成長。	績效評估草案、回饋框架、成長計畫、教練引導語和職能評分表。
招聘與組織設計	規劃人力編制、設計團隊並執行招聘流程。	職位描述、面試計畫、人力模型、組織架構圖和招聘簡報。
溝通與協調	分享更新、提升透明度並協調利害關係人。	高層更新、全員會議講稿、團隊備忘錄、談話要點和決策敘述。
決策與優先級排序	評估權衡、分配資源並做出關鍵決策。	決策框架、優缺點分析、優先級矩陣和建議備忘錄。
會議與領導節奏	執行員工會議、1:1 面談和領導層審查。	議程、1:1 範本、會議摘要、行動追蹤表和後續跟進訊息。
變革管理	引導組織變革、推行倡議並管理阻力。	變革計畫、推行溝通稿、利害關係人地圖和風險緩解策略。
業務績效與報告	監控 KPI、審查結果並向利害關係人/董事會報告。	結構化 KPI 儀表板、業務審查、董事會摘要和績效敘述。
文化與參與度	建立團隊文化、提高參與度並解決問題。	參與度調查、文化倡議、表彰計畫和管理者手冊。
風險與升級管理	處理危機、升級事件和敏感狀況。	升級簡報、事件摘要、應對計畫和高層溝通草案。

管理者如何獲得最大價值

當你提供真實的背景資訊（如 1:1 筆記、專案更新、調查主題或職位期望）時，ChatGPT 的效果最為顯著。

透過具體的輸入，它可以幫助結構化思維、釐清決策並產出更高品質的成果。隨著時間推移，它能減少管理工作的行政負擔，讓你更專注於教練輔導、判斷和決策。

管理者的關鍵功能

功能	管理者如何使用
專案 (Projects)	讓多步驟的工作長期保持井然有序。
技能 (Skills)	將重複執行的工作標準化。
數據分析 (Data analysis)	發現模式、及早發現風險，並將試算表或原始數據轉化為決策。
深度研究 (Deep research)	處理需要綜合分析而非僅僅是檢索的複雜問題。
圖像生成 (Image generation)	建立並優化視覺內容，使材料更具吸引力。

衡量影響力

要評估 ChatGPT 在管理工作流中的影響，請同時觀察效率和效能。

有用的指標包括：在經常性任務上節省的時間（如準備 1:1 議程、總結更新、撰寫回饋和整合規劃材料），以及溝通一致性的提升。

你也可以觀察下游的團隊成果，例如更常態的教練輔導、更清晰的目標、準備更充分的評估、更快的入職速度以及更強的執行力。

對於領導者來說，最有意義的衡量標準是管理者是否減少了行政工作時間，並將更多時間投入到高價值活動中，如教練輔導、策略、招聘和團隊發展。

---

從零散筆記生成 1:1 議程
我將貼上最近與 [姓名] 進行 1:1 的筆記：[貼上]。請為我們下次 30 分鐘的 1:1 建立一個重點議程，包含 5 個討論主題、3 個教練問題，以及一份簡短的待決策或待跟進清單。請保持實用且具體。

從簡單表格進行工作量檢查
我將貼上一個包含專案和每人預估投入程度的表格：[貼上]。請識別可能的過載風險、看似無人負責的工作，並提供 3 個實用的重新平衡方案。請說明每個方案會產生的權衡。

引導以決策為導向的會議
請為一場關於 [主題] 的 45 分鐘團隊會議建立議程。包含目標、預讀資料、時間分配、我們需要做出的決策，以及我們將如何記錄負責人和截止日期。增加 3 個引導語以保持討論焦點。

團隊更新
草擬一份關於 [主題/變更] 的團隊更新。包含哪些內容正在改變、為什麼改變、哪些內容保持不變、我需要團隊做什麼，以及大家可以在哪裡提問。請保持直白，避免使用企業術語。

從面試小組筆記總結彙報
我將貼上 [應徵者] 各輪的面試小組筆記：[貼上]。請總結優點、疑慮和待釐清的問題，並根據職位要求提出招聘建議及理由。標註證據不足或矛盾之處。

職位面試工具包
為招聘 [職位] 建立面試計畫。建立一個包含 5 項職能的評分表、每項職能的範例問題，以及強信號與弱信號的表現。保持結構化且易於在彙報會議中使用。

30/60/90 天入職計畫
為 [職位] 的新員工建立 30/60/90 天計畫。包含需建立的關鍵關係、需學習的系統、早期成果，以及每個里程碑的成功定義。對於剛入職且背景資訊有限的人來說，請保持計畫的現實性。

表彰某人
為 [姓名] 的 [成就] 寫一段表彰訊息。使用 3 到 4 句話，提到他們做了什麼、為什麼重要，以及對團隊或客戶的影響。保持真誠且具體，不要過於誇張。

發展計畫
為 [姓名] 制定一個專注於 [成長領域] 的未來 8 週發展計畫。包含 3 個可衡量的目標、每週行動、一個專案或挑戰性機會，以及我應該如何在 1:1 中檢查進度。

校準準備（基於證據）
我需要準備績效校準。根據 [姓名] 的這些範例和成果：[貼上]，總結最強而有力的證據、最大的差距，以及我可能會從同僚那裡收到的 3 個問題。請嚴格與所提供的範例掛鉤。

從筆記草擬績效評估
我將貼上關於 [姓名] 在此週期績效的重點筆記：[貼上]。草擬一份績效評估摘要，包含優點、成長領域和影響力，並使用我提供的具體範例。保持公正，避免誇大，並標註我應該增加更多證據的地方。

釐清職位期望
幫我為團隊中的 [職位] 撰寫一份職位期望摘要。包含在 3 到 5 項職責中「表現良好」的定義、我們如何衡量，以及最重要的工作準則。使其具體化且易於日後參考。

敏感討論後的跟進便條
在與 [姓名] 就 [主題] 進行對話後，草擬一份跟進訊息。總結我們達成共識的內容、將會有哪些改變、誰負責哪些行動，以及我們何時會再次檢查。保持簡短、清晰且不具指責性。

艱難對話的對話計畫
我需要與 [姓名] 就 [主題] 進行一次艱難的對話。利用這些事實：[貼上]，建立一個簡短的計畫：開場白、關鍵點、要問的問題、如果對方不同意該如何回應，以及我應該達成的具體目標。保持直接且尊重。

草擬回饋
幫我寫一份給 [姓名] 關於 [情況] 的回饋。以下是事實和範例：[貼上]。草擬一則訊息，內容需 (1) 陳述影響，(2) 引用具體範例，(3) 設定未來的期望，以及 (4) 以邀請討論作結。語氣保持中立，避免使用帶有情緒色彩的字眼。

針對技能差距的教練計畫
我想輔導 [姓名] 提升 [技能]。根據他們目前的職位和這些範例：[貼上]，提出一個為期 4 週的教練計畫，包含每週重點領域、練習題，以及哪些證據能顯示進步。如有缺失的背景資訊請詢問我，不要自行猜測。

草擬團隊準則
幫我為 [團隊] 草擬一份一頁的團隊工作準則。包含溝通期望、會議規則、回應時間、升級路徑，以及我們如何處理分歧。保持簡短，寫得像是一個團隊會參考的東西，而不是一份政策文件。

參與度調查主題與行動
這是參與度調查結果（分數 + 評論）：[貼上/上傳/連接應用程式]。請總結首要主題、未來 30 天內最具可行性的事項，並草擬一個包含 3 項行動、負責人以及我們如何衡量進度的簡短計畫。保持現實，避免模糊的「文化」措辭。

(註：原文中部分案例重複出現，已依照原文格式保留)

透過 OpenAI Academy 持續學習

延伸閱讀

OpenAI Academy，2026 年 4 月 10 日

OpenAI Academy，2026 年 4 月 10 日

OpenAI Academy，2026 年 4 月 10 日