關閉未竟之事

背景：這是我為公眾閱讀而編輯的 Lightcone Infrastructure 內部備忘錄系列中的第 7 篇文章。

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以《搞定》（Getting Things Done）聞名的 David Allen 曾說：

每一項未完成的承諾都是一個「開放迴路」（open loop）；當它存在於你的心理而非系統中時，追蹤與維護它將消耗能量與注意力。一旦捕捉到這些開放迴路，你就可以利用外部系統來管理進度，這比把它記在腦子裡省力得多。每一項未完成的承諾都需要在一個值得信賴的系統中進行管理，直到它被完成或終止。個人生產力系統如此，組織的注意力管理更是如此。根據我的經驗，Lightcone 在任何給定時間點大約能維持 8 到 10 個開放的工作流^([1])，一旦超過這個數量，我們肯定會開始感到吃力，偶爾還會漏掉事情。

這意味著作為一個組織，當你開啟某種組織層級的迴路時，有一個變量必須被高度優化，那就是「該迴路保持開啟的總日曆時間」。在組織層級關閉開放迴路，意味著問題已完全解決、專案工作已全部完成，或者組織擁有某種定義明確的外部觸發機制，讓組織在觸發器啟動前，可以完全停止關注該工作流。

以下是一些人們承擔的開放迴路示例，從「工時」層面看似乎不需要花太多精力，但為了維持迴路開啟，最終代價卻相當高昂：

• 「探索」與另一個組織的外部合作
• 告訴某人他們可以在幾個月後的未來在 Lighthaven 舉辦活動，但未敲定確切日期，且承諾不明確
• 開始進行程式碼重構並部分提交到代碼庫，然後要求其他人在新方法就緒前避免使用舊方法
• 雇用某人擔任兼職職位，或以某種方式向某人承諾他們將在某個 Lightcone 專案中「保持參與」

如果你發現自己正處於持有此類開放迴路的位置，請依序應用以下規則：

如果關閉該開放迴路所需時間少於 5-10 分鐘，請在最早的可用時間直接完成它，除非你正處於極度緊迫的截止日期壓力下（在這種情況下，請將其加入你的系統，以便稍後處理）。

判斷該專案結束後的獎勵是否值得。 務必冷酷無情。

如果不值得，請在任務清單中加入一個關閉該專案的任務，或者如果只需不到 5-10 分鐘，就當場將其關閉。

如果值得，請持續處理該任務，直到情況的模糊性被定義到足以系統化為止，然後建立一個系統，在需要進一步行動時為組織提供明確的觸發信號。

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雖然「工作系統化」是一個比今天這份備忘錄更廣泛的議題，但以下是我們現有的一些用於捕捉和系統化開放迴路的基礎設施：

Slack 是你的好朋友。 Slack 是核心的「等待直到」系統。如果一個專案被擱置一週（且你已嘗試排除障礙，而該障礙似乎不值得進一步推進），請在相關專案頻道或你的個人牆上設置提醒，在一週後提醒該頻道。如果你一週內沒有建立至少一個公開的 Slack 頻道提醒，你可能犯了錯誤。

Airtable 是簡單自動化運作的地方。 利用 Airtable 自動化功能，在專案需要進一步行動時觸發 Slack 訊息，這可以與捕捉專案細節的表格直接連結。當某件事需要組織重複關注時，請設置自動化程序按重複的時間表提醒相關人員。^([2]) 未來的備忘錄將更詳細地介紹自動化的優良原則。

責任向上呈報。 如果你發現自己有太多事情需要追蹤，請將它們交給我（或你的直屬主管，如果因為某些原因不是我的話）。請確保你非常明確地表達你正在移交責任，而不僅僅是表達不堪負荷。我會想辦法重新平衡組織的負載、簡化任務，或決定砍掉它。向上呈報責任遠比把事情搞砸要好得多。

與外部組織或利益相關者建立 Slack 頻道。 如果你有一個專案經常卡在等待外部方的回饋，請將他們加入 Slack 頻道（Lightcone 團隊的所有成員都在其中）。告訴外部利益相關者，一旦他們的部分工作完成，你的工作可以繼續進行時，請立即在該頻道發文。

• ^(^)這裡的「開放工作流」大約是指「我們與 AI Futures 團隊針對 AI 2027 的關係」或「持續進行中的行銷推廣」這種規模的事務。一般而言，Lightcone 試圖根據亞馬遜的「單線領導」（Single Threaded Leadership）模式，保持每位員工的分散責任數量處於低位，我之後可能會針對此模式寫一份備忘錄。

• ^(^)請注意，人們設定這些提醒的頻率通常過於頻繁。如果你想確保我們不時與 Lighthaven 的鄰居聯繫，請思考這樣做的最低可忍受頻率是多少（提示：不是每個月一次，可能更接近每季或每半年一次）。頻繁彈出的提醒很快就會產生與你目標相反的效果，並針對任務產生積極的厭惡場（ugh fields）。